Zomerborrel of personeelsfeest buiten organiseren: checklist voor bedrijven

Een zomerborrel, personeelsfeest of klantendag op je eigen terrein voelt persoonlijker dan een gehuurde zaal. Je gasten komen naar jouw bedrijf, jij hebt de regie en je bent niet afhankelijk van de agenda van een locatie. Het enige wat je niet in de hand hebt, is het weer.

Een tent lost dat op, maar alleen als je hem op tijd en goed plant. In deze checklist lopen we alles langs: van het type event tot de offerte. Zo heb je in één keer overzicht, ook als je dit voor het eerst organiseert.

Welk soort event organiseer je?

Het type event bepaalt hoe je de tent indeelt en op welk moment je gasten komen.

Event	Wanneer	Let vooral op
Zomerborrel	Eind van de middag tot in de avond	Licht als het donker wordt, bar en eten
Personeelsfeest	Meestal 's avonds	Zitplaatsen, dansvloer en geluid
Klantendag of open dag	Overdag	Looproutes, beschutting en uitstraling
Opening of jubileum	Middag of avond	Een representatieve plek en een duidelijk programma

Stap 1: bepaal wie er komen

Dit is de vraag die het meeste verschil maakt. Komen alleen collega's, of nodigen jullie ook partners, kinderen of relaties uit? Een team van 60 mensen is met partners al snel 120 gasten. Beslis dat voordat je een tent kiest, want het aantal gasten bepaalt de maat.

Stap 2: kies datum en tijdstip

Kijk bij de datum naar vakantieperiodes en drukke weken in je eigen planning. Een vrijdagmiddag is bij veel bedrijven populair, en dat betekent dat de mooiste data ook bij tentverhuurders het eerst vergeven zijn. Hoe eerder je een offerte aanvraagt, hoe meer keuze je hebt in maten en tijden voor de opbouw.

Denk ook aan het moment waarop het donker wordt. Begint je borrel om vier uur en duurt hij tot tien uur, dan zit je gasten halverwege in de schemering. Dat is geen probleem, want de prikverlichting in onze tenten gaat dan aan en geeft het feest meteen een andere sfeer.

Stap 3: kies de plek op je terrein

Een stretchtent past zich aan de plek aan. Dat geeft je bij een bedrijfslocatie meer opties dan je denkt:

• Parkeerplaats of bedrijfsterrein. Op verharding gebruiken we verzwaring in plaats van haringen, zie stretchtent op gras, terras of verharding.
• Gras of bedrijfstuin. Hier zetten we de tent vast met haringen.
• Tegen de gevel. De tent kan met één kant aansluiten op je pand, zodat binnen en buiten één geheel vormen.
• Tussen gebouwen of rond bomen. Het doek volgt de ruimte, waar een traditionele partytent vaak niet past. Lees meer in stretchtent of partytent.

Reken op twee tot drie meter vrije ruimte rondom de tent voor de scheerlijnen, en zorg dat een bus tot bij de plek kan komen. Twijfel je of het past? Stuur een foto of luchtfoto van de locatie mee met je aanvraag, dan denken we mee.

Stap 4: kies de maat

Als vuistregel reken je op ongeveer 1 m² per staande gast en 1,5 m² per gast die aan tafel zit. Bij een gemengd feest, met eerst eten en daarna dansen, is het ongeveer 1,25 m² per gast.

Tent	Oppervlak	Staand	Zittend
10 × 7,5 m	75 m²	ca. 75	ca. 50
10 × 15 m	150 m²	ca. 150	ca. 100
10 × 22,5 m	225 m²	ca. 225	ca. 150

Een voorbeeld: je organiseert een personeelsfeest voor 120 gasten met eten en een dansvloer. Dat vraagt ongeveer 150 m², dus een tent van 10 × 15 m. Komt er ook een bar bij, reken dan op 10 tot 15 m² extra en kies de 10 × 22,5 m. Een uitgebreide uitleg vind je in ons artikel over welke maat stretchtent je nodig hebt, of probeer de maatcalculator.

Stap 5: regel een plan B voor het weer

Het is een buitenevent, dus kijk vooraf naar het weer, maar maak je er niet druk om. Onder het doek blijven je gasten droog en uit de zon. Wordt het koud, regenachtig of winderig, dan sluit je de tent met zijwanden met ramen. Je zit beschut en behoudt het uitzicht.

Het is verstandig om dit vooraf te bespreken en niet pas op de dag zelf. Dan weet je welke keuze je maakt bij welk weer. Meer tips vind je in buitenfeest bij regen of wind.

Stap 6: licht, geluid en sfeer

Prikverlichting zit standaard bij elke stretchtent. Voor een personeelsfeest of een borrel die doorloopt tot in de avond kun je er licht en geluid met een professionele DJ bij nemen. Dan heb je tent en entertainment bij één partij.

Denk bij muziek ook aan je omgeving. Staat je bedrijf in of vlak bij een woonwijk, bespreek dan van tevoren het tijdstip waarop de muziek stopt en informeer je buren.

Stap 7: check de regels

Voor een feest op je eigen terrein heb je vaak geen vergunning nodig. Dat hangt af van de gemeente, het aantal gasten, de duur en of het evenement openbaar is. Lees ons artikel over een vergunning voor een stretchtent en vraag bij twijfel even na bij je gemeente.

Stap 8: eten, drinken en praktische zaken

Voor eten en drinken kun je een cateraar of foodtruck inschakelen, of het zelf regelen met een barbecue. Plan de plek daarvoor mee bij het indelen van de tent. Houd er rekening mee dat een barbecue niet vlak onder of naast het doek hoort te staan.

Loop daarnaast deze punten na:

• Stroom. Verlichting en geluid hebben een aansluiting nodig. Bespreek vooraf waar die beschikbaar is.
• Toiletten. Zijn er genoeg voor het aantal gasten, en ligt de route er verlicht en droog?
• Parkeren. Waar laten gasten hun auto of fiets, en waar kan de leverancier laden en lossen?
• Toegankelijkheid. Kunnen gasten met een rolstoel of rollator bij de tent komen?
• Afval. Zet afvalbakken op meerdere plekken en regel de opruim voor de volgende dag.

Stap 9: vraag een offerte aan

Hoe beter je aanvraag, hoe sneller je een voorstel krijgt dat klopt. Vermeld bij je offerteaanvraag:

• de datum en het tijdstip van opbouw en afbouw;
• de plaats en een foto van de locatie;
• het aantal gasten en of ze staan of zitten;
• eventuele aanvullingen, zoals zijwanden of licht en geluid;
• je bedrijfsgegevens, dan stellen we offerte en factuur op naam van je organisatie op.

In de offerte is standaard de stretchtent in de afgesproken maat, prikverlichting en opbouw en afbouw door ons eigen team opgenomen. Heb je een horecabedrijf? Lees dan ook over een terras overkappen met een stretchtent. Hoe de prijs is opgebouwd, lees je in wat kost een stretchtent huren.

Tijdlijn: wat doe je wanneer?

Drie maanden ervoor

• Datum, gastenlijst en budget vastleggen.
• Tent aanvragen via een offerte, met een foto van de locatie.

Twee maanden ervoor

• Uitnodigingen versturen.
• Catering, drank en eventueel DJ regelen.
• Regels bij de gemeente nagaan.

Een maand ervoor

• Programma en tijdstippen bepalen.
• Parkeren, toiletten en afval organiseren.

Een week ervoor

• Gastenaantal bijwerken en alles bevestigen.
• Weersverwachting bekijken en plan B doornemen.
• De plek vrijmaken voor de opbouw.

De dag zelf

• Jij ontvangt je gasten. Opbouw en afbouw van de tent doet ons team.

Veelgestelde vragen

Kan de tent tegen ons bedrijfspand aansluiten? Ja. De tent kan met één kant aansluiten op de gevel. Stuur een foto mee met je aanvraag, dan kijken we wat er op jouw locatie mogelijk is.

Kan een stretchtent op een parkeerplaats staan? In veel gevallen wel. Op verharding gebruiken we verzwaring in plaats van haringen.

Welke maat heb ik nodig voor 100 gasten? Voor een staand feest past 100 gasten in de 10 × 15 m. Zitten ze aan tafels, dan is de 10 × 15 m krap en past 10 × 22,5 m beter. De maatcalculator geeft je direct een advies.

Verzorgen jullie de opbouw en afbouw? Ja, ons eigen team bouwt de tent op en af. Jij hoeft er niets voor te doen.

Krijgen we een factuur op bedrijfsnaam? Ja. Vermeld je bedrijfsgegevens bij de offerteaanvraag.

Klaar om je zomerborrel te plannen?

Een goede tent maakt van een bedrijfsevent iets waar collega's en relaties nog lang over praten. Bekijk onze pagina over een stretchtent voor je bedrijfsfeest of vraag meteen een offerte aan.